ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
MZDY A PERSONALISTIKA
- Účel spracúvania osobných údajov:
Účelom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb (zamestnancov) je: plnenie povinností zamestnávateľa v súvisiacich s pracovným pomerom, alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov spracovanie pracovnej agendy prevádzkovateľa (automatizovaná a neautomatizovaná forma spracúvania), ktorá obsahuje najmä osobné údaje súvisiace s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú zamestnanec má vykonávať, vykonáva alebo vykonával, a ďalej najmä:
- spracúvanie osobných údajov personálnej, pracovnej agendy dotknutých osôb v súlade s osobitnými zákonmi po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu za účelom vedenia personálnej a pracovnej agendy zamestnancov a uchovávanie týchto osobných údajov po dobu povinnej archivácie v zmysle osobitných zákonov,
- vedenie mzdovej agendy zamestnancov,
- kopírovanie osobných dokladov na základe súhlasu dotknutej osoby,
- poskytovanie osobných údajov dotknutých osôb sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam, daňovému úradu, inšpektorátu práce prípadne ďalším organizáciám (napr. doplnkovým dôchodkovým spoločnostiam, súdu a pod.) na základe osobitných zákonov,
- spracúvanie a poskytovanie osobných údajov dotknutých osôb v súlade s osobitnými zákonmi po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu za účelom vedenia agendy bezpečnosti práce (napr. poučenie z predpisov bezpečnosti práce) na základe osobitných zákonov ( zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci – § 17),
- spracovanie osobných údajov dotknutých osôb za účelom zabezpečenia agendy požiarnej ochrany,
- spracovanie, postupovanie alebo zverejňovanie osobných údajov dotknutých osôb – zamestnancov, v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne číslo, emailová adresa a identifikačné údaje správy za účelom plnenia pracovných a funkčných povinností dotknutej osoby,
- spracovanie osobných údajov dotknutých osôb v súlade s osobitným zákonom -Zákonníkom práce, na účely vedenia evidencie dochádzky do práce, kontroly odpracovaného času, evidencie nároku na stravu, jej prevzatí a úhrade za stravu (stravné lístky).
- Spracúvanie kontaktných údajov osobných údajov dotknutých osôb v rozsahu e-mail a t.č. za účelom kontaktovania počas akútnych a núdzových situácií.
- Zákonnosť spracúvania osobných údajov:
Osobné údaje v rámci účelov v bodoch a)-h), okrem účelu v bode c), sa spracúvajú na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
Osobné údaje za účelom podľa bodu c) sa spracúvajú na základe článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
Osobné údaje za účelom podľa bodu i) sa spracúvajú na základe článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
- Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
V rámci bodov a) – h), okrem bodu c), sa osobné údaje spracúvajú na základe:
- zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní, v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov
- zákona č. 5/2003 Z. z. o zamestnanosti v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 386/1997 Z. z. o ďalšom vzdelávaní v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 568/2009 o celoživotnom vzdelávaní v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci,
- zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších zákonov,
- zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov zákona,
- zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (napr. §60, 141),
- zákona č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (napr. 54a),
- zákona č. 511/1992 Z. z. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (napr. §32, 36,37,38, 39),
- zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene zákona o poisťovníctve v znení neskorších predpisov (napr. §13, 24),
- zákona č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,
- zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri do časnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
- zákona č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších zákonov (napr. § 28a).
- Zoznam osobných údajov:
Pre účel personálnej a mzdovej agendy sa osobné údaje spracúvajú v rozsahu:
Meno, priezvisko, titul, rodné číslo (dátum narodenia), rodné meno, miesto narodenia, stav, osobné číslo, číslo občianskeho preukazu, osobné údaje o dosiahnutom vzdelaní, kvalifikáciách a absolvovaní kurzov, stupeň jazykových schopností a vedomostí, prípadne iných údajov o vzdelávaní a zvyšovaní kvalifikácie, ktoré sú potrebné na posúdenie alebo doloženie kvalifikácie, pre danú pracovnú pozíciu, pracovné hodnotenie, hodnotenie kvality práce, údaje o prídavkoch na deti, poistenie liečebných nákladov (európsky preukaz poistenca), osobné údaje týkajúce sa ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci, životopis, pohlavie, podpis, osobné údaje z výpisu registra trestov, registrácia pracovných úrazov a chorôb z povolania, osobné údaje týkajúce sa platových náležitostí, daní a odvodov podľa osobitných zákonov, číslo telefónu a e-mailu, zrazené preddavky na daň a na nezdaniteľnú časť základu dane, nezdaniteľnú časť základu dane na manželku (manžela), zamestnanecká prémia a daňový bonus, ročné zúčtovanie, poistné na dôchodkové zabezpečenie, zdaniteľné príjmy, identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia, adresa trvalého/prechodného pobytu, ak ho dotknutá osoba má, príspevky na starobné dôchodkové sporenie, doba trvania pracovného pomeru, druh vykonávaných prác, údaje o poskytnutej mzde za vykonanú prácu, o poskytnutej náhrade mzdy a náhrade za čas pracovnej pohotovosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov, údaje o bankovom účte, vymeriavací základ zdravotného poistenia, preddavok na zdravotné poistenie, iné odmeny za prácu, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, neprávom prijaté sumy dávok sociálneho poistenia a dôchodkov starobného dôchodkového sporenia alebo ich preddavky, štátnych sociálnych dávok, ročný úhrn vyplateného dôchodku, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, – údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky.
Pre účel dochádzky sa spracúvajú v rozsahu:
Osobné číslo, titul, meno, priezvisko, dátum nástupu do pracovného pomeru, dátum výstupu z pracovného pomeru, oddelenie, čas príchodov a odchodov, prerušení pracovnej doby, pracovný čas, dovolenka, lekár, doprovod k lekárovi, stravovanie zamestnanca, evidencia (údaje) o služobných cestách (cestovné náhrady), evidencia jázd na služobných vozidlách.
Pre účel postupovania osobných údajov zamestnancov školiacim organizáciám za účelom vydania potvrdenia, osvedčenia, certifikátu podľa príslušných osobitných zákonov alebo štandardov sa spracúvajú v rozsahu:
Titul, meno, priezvisko, podpis.
Pre účel zverejňovania osobných údajov dotknutých osôb – zamestnancov v rozsahu:
Titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, emailová adresa a identifikačné údaje správy za účelom plnenia pracovných a funkčných povinností dotknutej osoby.
Pre účel kontaktovania zamestnancov v núdzových situáciách sa spracúvajú v rozsahu:
Telefónne číslo, e-mail
- Dotknuté osoby:
Uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci.
- Lehoty uloženia osobných údajov:
Osobné údaje sa uchovávajú v nasledovných lehotách:
Dohody o pracovnej činnosti 10 rokov
Mzdové listy 20 rokov
Výplatné listiny 5 rokov
Daň zo mzdy 10 rokov
Prehlásenia k dani zo mzdy 10 rokov
Nemocenské poistenie, prihlášky, odhlášky, zmeny 5 rokov
Výkazy SP a ZP 10 rokov
Ročné zúčtovanie dane 10 rokov
Osobné spisy zamestnancov (dotazníky, evidenčné listy, čestné prehlásenia, pracovné a služobné zmluvy, funkčné zaradenia, platové výmery, kvalifikačné posudky a doklady,
výsledky skúšok a testov, žiadosti po rozviazanie pracovných pomerov, výstupné a prepúšťacie listy) 70 rokov od narodenia
kontaktné osobné údaje 6 mesiacov po ukončení pracovného pomeru
- Oprávnený záujem prevádzkovateľa:
Spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa sa vykonáva len na spracúvanie osobných kontaktných údajov zamestnanca v rozsahu tel. číslo a e-mail za účelom jeho kontaktovania v dôležitých pracovných situáciách.
- Postup osobných údajov do tretích krajín:
Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.
- Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:
Organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov sú spracované v interných predpisoch prevádzkovateľa. Bezpečnostné opatrenia sú vykonávané v oblastiach fyzickej a objektovej bezpečnosti, informačnej bezpečnosti, šifrovej ochrany informácií, personálnej, administratívnej bezpečnosti a ochrany citlivých informácií, s presne definovanými právomocami a povinnosťami uvedenými v bezpečnostnej politike.
- Kategória osobných údajov:
Bežné osobné údaje.
- Zverejňovanie osobných údajov:
Osobné údaje dotknutých osôb – zamestnancov sa zverejňujú podľa § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, emailová adresa a identifikačné údaje správy za účelom plnenia pracovných a funkčných povinností dotknutej osoby.
- Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania:
Nevykonáva sa.
- Sprostredkovateľ:
| Externá účtovná spoločnosť, ktorá zabezpečuje spracúvanie personalistiky, miezd a účtovníctva) |
na základe článku 28 Naradenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) |
- Iné oprávnené subjekty:
| Iný oprávnený subjekt |
Právny základ |
| Iný oprávnený subjekt |
na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) |
| Správca dane |
Zákon č. 511/1992 Z. z. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (napr. §37) |
| Súd, orgány činné v trestnom konaní |
Zákon č. 99/1963 Zb. Občiansky súdny poriadok v znení neskorších predpisov zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov |
- Príjemcovia:
| Príjemcovia |
Právny základ |
| Sociálna poisťovňa |
Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (napr. §60, §141) |
| Inšpektorát práce alebo príslušný orgán dozoru, školiteľ (pre vydanie potvrdenia o odbornej spôsobilosti, školenia a pod.) |
Zákon č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov (napr. §5)
Zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci(§ 17), §34 ods. 3 zákona |
| Príslušná zdravotná poisťovňa |
Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene zákona o poisťovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 581/2004 Z. z. o zdravotných poisťovniach, dohľade nad zdravotnou starostlivosťou a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov |
| Sociálna poisťovňa |
Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (napr. §60, §141) |
| Komerčné poisťovne a banky |
Zákon č. 483/2001 Z. z. o bankách v znení neskorších zákonov, zákon č. 581/2004 Z. z. o zdravotných poisťovniach, dohľade nad zdravotnou starostlivosťou a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov |
| Úrad dôchodkového zabezpečenia |
Zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov |
| Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce)
|
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov zákon č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých v znení neskorších predpisov zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov |
| Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny |
Zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 53/2003 Z. z. o orgánoch štátnej správy v oblasti sociálnych vecí, rodiny a služieb zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov |
| Exekútor |
Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok ) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov |
| Poisťovňa |
§ 34 zákona, zákon č. 8/2008 Z. z. – o poisťovníctve v znení neskorších zákonov (zabezpečenie poistenia pre vlastných zamestnancov ako sprostredkovateľ – zabezpečenie poistenia pre vlastných zamestnancov) |
- Práva dotknutých osôb
Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom, ktoré sú o nej spracúvané, má právo na opravu osobných údajov, právo na vymazanie, alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, právo na prenosnosť osobných údajov, ako aj právo podať návrh na začatie konania dozornému orgánu. V prípade ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva zaslaním emailu na adresu prevádzkovateľa, alebo písomne na adresu prevádzkovateľa. Vybavovanie práv dotknutých osôb sa zabezpečuje individuálne.
